La toma de decisiones, es una de las grandes
habilidades que todo empresario debería tener, pero en las pequeñas y medianas
empresas este parece ser su talón de Aquiles, muchas de las decisiones que se
realizan se hacen de manera tradicional (me suena, me late, yo pienso, creo
que...) sin tener en cuenta mucha de la información generada en su empresa.
En el lado extremo, las grandes empresas usan esta
herramienta para la toma de decisiones estratégicas y según se ve, les reditúa
bastante y le invierten dinero para ello, la razón lo justifica:
"toma de decisiones con mayor información = menor incertidumbre.
¿Puede una PYME tomar decisiones estratégicas en
base a la información generada por ella sin necesidad de tener un departamento
de Tecnologías de la Información, o sin desembolsar importantes sumas de
dinero?
La respuesta es si, y es mucho más barato y fácil
de lo que se pudiera pensar, para ello mostremos las 6W´s del Business
Intelligence:
¿Qué es?
Conjunto de herramientas y estrategias para la
presentación de datos en información que se encuentran almacenados en diversos
medios y sistemas electrónicos de manera que esté disponible para su consulta y
permita tomar decisiones estratégicas al ser consultada de manera fácil y ejecutiva.
Business Intelligence Sinnexus
¿Cuando se usa?
Cuando los sistemas de información de las empresas
u organización están aislados, usan software que aísla la información, su
consulta se vuelve lenta.
Cuando una empresa usa información caduca o fuera
de lugar para tomar decisiones.
Cuando la empresa desea utilizar la
información como potencial de ventaja competitiva para tomar
decisiones con menor incertidumbre.
Cuando se necesite de la generación de reportes
complejos, donde se requiera visualizar la mayoría de las variables del negocio.
Cuando se desea evitar lo difícil y engorroso que
puede ser pedir reportes a las áreas de la empresa con el riesgo de que puedan
resultan falseadas o con datos inútiles como se ve en la figura siguiente:
En el gráfico se observa cómo se extrae la
información de manera tradicional, nótese que se pide a cada área extraer
datos, posteriormente se realizar una combinación de datos y lo que difícilmente
se evita es la DESVIACIÓN de datos, ya sea por buena fe o por mala :).
¿Quién
la usa?
Las personas que:
- se encuentran en la parte alta de una empresa u organización, que por lo general son tomadores de decisiones, altos ejecutivos con necesidades de generar reportes o información inmediata de la empresa para tomar decisiones sin la necesidad de solicitar la información o reportes.
- desean maximizar su tiempo en analizar la información que en encontrarla o prepararla.
- organizar toda la información que genera el negocio
- encontrar oportunidades de negocios mediante el análisis de la información
- tener conocimiento si los objetivos planteados se están alcanzando
- quieren conocer la forma en como se comportan sus clientes y sus compras que realizan a usted
¿Cómo
la usa?
Utilizando diferentes sistemas y software diseñados
para ello.
- Cuadro de mando integrales CMI
- Sistema de soporte de decisiones
- Sistemas de Información ejecutivos
Para ello su departamento de sistemas deberá haber
diseñado y soportado Datamarts y Datawarehouses y si no hubiera ese departamento
existe software muy amigable que puede crear fácilmente su Datawarehouse.
¿Por qué
usar?
Permite
reportes con información dinámica, y eso significa mejores decisiones.
Mejores decisiones significan mayores ganancias y estas representan más dinero
para la empresas. Como lo dice Jesús Hoyos en su blog, es el cambio de
paradigma de una empresa en ver su información como dinero.
¿Dónde la
usa?
- informes de negocios de ventas
- marketing
- informes de dirección
- Finanzas
- Productividad
- Pedidos
En las
grandes empresas el BI se usa en la parte alta de la pirámide de los sistemas
de información.
Imagen modificada
La implementación de BI mediante software libre en las PYMES da un sin número de ventajas, buscando reducir los costos en licencias .
Actualmente
existen herramientas de comerciales como:
Nuestra
propuesta se basa en software libre o bien de distribución libre con motores
muy potentes, que se instalan en EXCEL u otro procesador de hojas libre, vale
la pena probarlo y posteriormente intentar aplicar algún software licenciado.
Para
finalizar utilizar Business Intelligence para las Pymes, es lo mismo que construir
el puente de mando en una nave, "sería útil ver hacia dónde vamos y tener
la visión general de la nave".
Henry X. 2013
